Privacy policy

Informatie over gegevensbescherming voor klanten en geïnteresseerde partijen

Informatie over gegevensbescherming in verband met onze verwerking uit hoofde van artikel 13, 14 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Wij nemen onze gegevensbescherming zeer serieus en informeren u hierbij hoe we uw gegevens verwerken en welke aanspraken en rechten u hebt op grond van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. Van kracht d.d. 25 mei 2018.

1. Kantoor verantwoordelijk voor gegevensverwerking en contactgegevens

Verantwoordelijk kantoor in de zin van de wet inzake gegevensbescherming:

PATRIZIA Immobilien AG

PATRIZIA Bürohaus

Fuggerstraße 26

86150 Augsburg, Duitsland

Telefoon: +49 821 50910-000

Telefax: +49 821 50910-999

E-mail: immobilien@patrizia.ag

en dochterondernemingen.

Contactgegevens van onze Functionaris voor de gegevensbescherming (FG):

HEC Harald Eul Consulting GmbH

Datenschutz + Datensicherheit

Harald Eul

Data Protection Officer PATRIZIA

Auf der Höhe 34

50321 Brühl

E-mail: datenschutz-patrizia@he-c.de

2. Doelen en rechtsgronden op basis waarvan wij uw gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en andere bepalingen betreffende gegevensbescherming die van toepassing zijn (gedetailleerde informatie volgt hieronder). Welke gegevens worden verwerkt en hoe ze worden gebruikt hangt grotendeels af van welke diensten per geval zijn gevraagd of overeengekomen. Meer informatie over of verdere aanvullingen op de doelen van gegevensverwerking zijn te vinden in de betreffende contractdocumenten, formulieren, verklaring van toestemming en/of andere aan u verstrekte informatie (bijvoorbeeld in verband met het gebruik van onze website of onze algemene voorwaarden). Deze informatie over gegevensverwerking kan bovendien van tijd tot tijd worden bijgewerkt, zoals op onze website https://www.patrizia.ag/en/privacy-policy/ te constateren valt.

2.1 Doelen ten behoeve van de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen (Artikel 6, lid 1b van de AVG)

De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd om onze contracten met u uit te voeren en uw orders uit te voeren, alsmede maatregelen te nemen en activiteiten te verrichten in het kader van precontractuele relaties, bijvoorbeeld met geïnteresseerde partijen. Met name de verwerking dient zodoende om diensten te leveren overeenkomstig uw orders en wensen en omvat de nodige diensten, maatregelen en activiteiten. Dit omvat met name contractgerelateerde communicatie met u, de verifieerbaarheid van transacties, orders en andere overeenkomsten, evenals kwaliteitscontrole door middel van juiste documentatie, goodwillprocedures, maatregelen om bedrijfsprocessen te beheersen en te optimaliseren, alsmede de nakoming van algemene verplichtingen van zorg, beheer en toezicht door gelieerde ondernemingen (bijvoorbeeld moedermaatschappij); statistische evaluaties voor ondernemingsbestuur, kostenregistratie en -beheersing, rapportering, interne en externe communicatie, crisismanagement, administratie en belastingaanslag van operationele diensten, risicobeheer, handhaving van rechtsvorderingen en verweer in geval van rechtsgeschillen, garanderen van IT-beveiliging ((onder andere systeem-tests en aannemelijkheidscontroles) en algemene beveiliging, inclusief beveiliging van gebouwen en installaties, intern gezag vestigen en uitoefenen (bijvoorbeeld door middel van toegangscontroles), de integriteit, authenticiteit en beschikbaarheid van gegevens garanderen, misdrijven voorkomen en onderzoeken; controle door toezichtsorganen of toezichthoudende instanties (bijvoorbeeld accountantscontrole).

2.2 Doelen in het kader van een legitiem belang aan onze kant of aan de kant van derde partijen (Artikel 6, lid 1f, van de AVG).

Behalve voor de feitelijke uitvoering van de overeenkomst, verwerken we uw gegevens wanneer dat nodig is om onze legitieme belangen of die van derden te beschermen, met name voor de volgende doelen:
• reclame en markt- en opinieonderzoek, voor zover u geen bezwaar hebt gemaakt

tegen het gebruik van uw gegevens;

• informatie verkrijgen van en gegevens uitwisselen met kredietinformatiebureaus, als

ons economische risico zulks vereist;

• processen onderzoeken en optimaliseren t.b.v. behoefteanalyse;

• diensten en producten verder ontwikkelen, evenals bestaande systemen en

processen;

• persoonsgegevens bekend maken in het kader van due diligence onderzoek

gedurende onderhandelingen over de verkoop van het bedrijf;

• voor het doel van vergelijking met Europese en internationale anti-terroristenlijsten,

voor zover dit buiten de wettelijke verplichtingen valt;

• de verrijking van onze gegevens; bijvoorbeeld door openbaar toegankelijke gegevens

te gebruiken of te onderzoeken;

• statistische evaluaties of marktanalyse;

• voor benchmarking;

• rechtsvorderingen handhaven en verweer voeren in geval van rechtsgeschillen die

niet direct zijn toe te schrijven aan de contractuele relatie;

• de beperkte verwerking van gegevens, als verwijdering niet mogelijk is of alleen met

de grootste moeite vanwege het speciale soort opslag;

• het ontwikkelen van scoresystemen of processen voor automatische besluitvorming;

• het voorkomen en onderzoeken van misdrijven, mits niet uitsluitend voor de

nakoming van wettelijke verplichtingen;

• de beveiliging van gebouwen en installaties (bijvoorbeeld door middel van

toegangscontrole en camerabewaking), voor zover dit meer behelst dan de algemene zorgplicht.

• intern en extern onderzoek; veiligheidscontroles;

• telefoongesprekken afluisteren of opnemen voor kwaliteitscontrole en

trainingsdoeleinden;

• het in stand houden en aanhouden van certificeringen van privaatrechtelijke of

wettelijke aard;

• intern gezag vestigen en uitoefenen door middel van gepaste maatregelen en

camerabewaking voor de bescherming van onze klanten en werknemers en het vastleggen van bewijsmateriaal in geval van strafbare feiten en het voorkomen daarvan.

2.3 Doelen in verband met uw toestemming (Artikel 6, lid 1a van de AVG)

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt voor bepaalde doelen (zoals het gebruik van bedrijfscommunicatiesystemen voor privédoeleinden; foto’s/video’s van uzelf voor publicatie op het Intranet/internet), ook als gevolg van uw toestemming. U kunt deze toestemming overigens te allen tijde intrekken. Dit geldt ook voor het herroepen van instemmingsverklaringen die aan ons zijn verstrekt voordat de AVG van kracht werd, namelijk vóór 25 mei 2018. In de instemmingsverklaring wordt u geïnformeerd over de gevolgen van het herroepen van instemming of het weigeren instemming te verlenen.

In het algemeen heeft herroeping van instemming alleen betrekking op latere verwerkingen. Het intrekken van instemming heeft geen gevolgen voor eerdere verwerkingen, die derhalve rechtmatig blijven.

2.4 Doelen betreffende de naleving van wettelijke voorschriften (Artikel 6, lid 1c van de AVG) of in het algemeen belang (Artikel 6, lid 1e van de AVG).

Zoals elke deelnemer aan het zakenleven, moeten ook wij voldoen aan een groot aantal wettelijke verplichtingen. Dat betreft vooral wettelijke vereisten (bijvoorbeeld onder handels- en belastingwetgeving), maar ook, indien van toepassing, toezichtwetgeving of andere vereisten gesteld door overheidsinstanties. De doelen van verwerking kunnen ook identiteits- en leeftijdscontroles omvatten, alsook preventie van fraude en witwassen (bijvoorbeeld door vergelijkingen met Europese en internationale terreur-lijsten), naleving van controle- en meldingsverplichtingen onder belastingwetgeving, het archiveren van gegevens ten behoeve van gegevensbescherming en gegevensbeveiliging, controles door belastingadviseurs/accountants, fiscale en andere overheidsinstanties. Bovendien kan het nodig zijn om persoonsgegevens bekend te maken in het kader van officiële overheidsmaatregelen / rechterlijke maatregelen voor het doel van het verzamelen van bewijs, opsporing en strafrechtelijke vervolging of ten behoeve van de afdoening van civielrechtelijke vorderingen.

3. De categorieën gegevens die we verwerken zolang we geen gegevens direct van u ontvangen, en de bron ervan

Indien nodig voor de contractuele relatie met u en de door u verrichte activiteiten, kunnen wij gegevens verwerken die wij rechtmatig ontvangen van andere kantoren of andere derde partijen (bijvoorbeeld kwaliteitsbeoordelingen of klachten van klanten/leveranciers/consumenten). Bovendien verwerken we persoonsgegevens die we rechtmatig hebben verzameld, ontvangen of verkregen uit openbaar toegankelijke bronnen (zoals handelsregisters en verenigingenregisters, bevolkingsregisters, de pers, internet en andere media), als dit nodig is en wij deze gegevens overeenkomstig wettelijke bepalingen mogen verwerken.

Relevante categorieën persoonsgegevens kunnen met name zijn:

• persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit,

huwelijkse staat, beroep/vak en vergelijkbare gegevens)

• contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke gegevens)

• Adresgegevens (bevolkingsregistergegevens en vergelijkbare gegevens)

• betalingsbevestiging/bevestiging van dekking voor bankpassen en creditcards

• informatie over uw financiële situatie (kredietwaardigheidsgegevens inclusief score,
d.w.z. gegevens voor het bepalen van het economische risico)

• klantgeschiedenis

• gegevens over uw gebruik van de door ons geboden telemedia (zoals tijdstip van

toegang tot onze websites, apps of nieuwsbrief, aangeklikte pagina’s/koppelingen van ons of vermeldingen en vergelijkbare gegevens)

• Videogegevens

4. Ontvangers of categorieën van ontvangers van uw gegevens

Bij ons bedrijf worden uw gegevens ontvangen door interne kantoren of afdelingen die deze gegevens nodig hebben om onze contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen of ten behoeve van de verwerking en verwezenlijking van onze legitieme belangen.

Uw gegevens worden uitsluitend in verband met de uitvoering van het contract bekendgemaakt/doorgegeven aan externe kantoren en

• personen;

• Voor doelen waarbij we verplicht of gerechtigd zijn om informatie te verstrekken,

meldingen te doen of gegevens door te sturen (bijvoorbeeld arbeidsinspectie, ziektekostenverzekering, belastingdienst) om te voldoen aan wettelijke voorschriften of wanneer het doorsturen van gegevens het algemeen belang dient (zie punt 2.4);

• voor zover door ons in de arm genomen externe serviceproviders gegevens

verwerken als contract-verwerkers of contractpartijen die bepaalde functies vervullen (zoals externe datacenters, ondersteuning en onderhoud van IT-toepassingen, archivering, documentverwerking, callcenter services, compliance services, controles, data screening voor anti-witwasdoelen, gegevensvalidatie en gegevensbescherming, aannemelijkheidscontrole, gegevensvernietiging, inkoop/aankoop, klantenadministratie, direct mail shops, marketing, mediatechnologie, onderzoek, risicobeheersing, facturatie, telefonie, websitebeheer, accountantscontrolediensten, kredietinstellingen, drukkerijen of bedrijven voor data-vernietiging, koeriersdiensten, logistiek);

• Als gevolg van ons legitieme belang of het legitieme belang van de derde partij ten

behoeve van de onder 2.2 genoemde doelen (bijvoorbeeld aan overheidsinstanties, kredietinformatiebureaus, incassobureaus, advocaten, rechtbanken, taxateurs, bedrijven die deel uitmaken van een concern, overheidsorganen en toezichthoudende instanties);

• als u ons toestemming hebt gegeven om gegevens door te sturen naar derde

partijen.

Wij zullen ons bovendien onthouden van het sturen van uw gegevens naar derde partijen als wij u daarover niet apart hebben ingelicht. Als we serviceproviders in de arm nemen ten behoeve van de verwerking van een order, zijn uw gegevens bij die providers onderworpen aan de door ons bepaalde beveiligings-standaarden teneinde uw gegevens voldoende te beschermen. In alle andere gevallen mogen de ontvangers de gegevens alleen gebruiken voor de doelen waarvoor de gegevens naar hen zijn toegestuurd.

5. Bewaartermijn van uw gegevens

Wij verwerken en bewaren uw gegevens voor de duur van onze zakelijke relatie. Dit omvat tevens in de initiële contractperiode (precontractuele juridische relatie) en de uitvoering van een contract.

Bovendien kunnen speciale wettelijke bepalingen vereisen dat gegevens langer worden bewaard, zoals voor het veiligstellen van bewijsmateriaal in verband met wettelijke verjaringstermijnen (verjaring).

Als de gegevens niet langer nodig zijn om aan contractuele of wettelijke verplichtingen en rechten te voldoen, worden de gegevens regelmatig verwijderd tenzij verdere verwerking ervan – gedurende een beperkte periode - nodig is om de onder 2.2 genoemde doelen te halen vanwege een prevalerend legitiem belang. Van een dergelijk prevalerend legitiem belang is bijvoorbeeld sprake als het niet mogelijk is de gegevens te verwijderen vanwege het speciale type opslag of als dit alleen mogelijk is tegen onredelijk hoge kosten en verwerking voor andere doelen is uitgesloten op grond van gepaste technische en organisatorische maatregelen.

6. Verwerking van uw gegevens in een derde land of door een internationale organisatie

Gegevens worden gestuurd naar kantoren in landen buiten de Europese Economische Ruimte EU/EER (zogenaamde derde staten) als dit nodig is om te voldoen aan een contractuele verplichting jegens u (bijvoorbeeld als u bent gedetacheerd in een ander land), als dit wettelijk vereist is (bijvoorbeeld meldingsplicht onder belastingwetgeving), als dit een legitiem belang van ons of een derde partij dient of als u ons uw toestemming daartoe hebt verleend.

Tegelijk kunnen uw gegevens ook in een derde land worden verwerkt in verband met de betrokkenheid van serviceproviders ten behoeve van de verwerking van de order. Als door de Europese Commissie geen besluit is genomen betreffende de aanwezigheid van een redelijke mate van gegevensbescherming voor het betreffende land, garanderen wij dat uw rechten en vrijheden redelijk zullen worden beschermd en gegarandeerd overeenkomstig Europese gegevensbeschermingsvoorschriften door middel van daartoe gesloten contractuele overeenkomsten. Op verzoek zullen wij u gedetailleerd informeren.

U kunt informatie vragen over de geschikte of redelijke garanties en de mogelijkheid (hoe en waar) een kopie daarvan te ontvangen van de Functionaris voor de gegevensbescherming van het bedrijf of de afdeling personeelszaken waaronder u valt.

7. Uw gegevensbeschermingsrechten

Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, kunt u uw gegevens-beschermingsrechten jegens ons uitoefenen

• U hebt bijvoorbeeld het recht om informatie van ons te ontvangen over de over u opgeslagen gegevens overeenkomstig het bepaalde in Artikel 15 van de AVG (indien van toepassing, met beperkingen overeenkomstig § 34 van de Duitse Federale Wet Bescherming Persoonsgegevens (BDSG))

• Op uw verzoek zullen wij over u opgeslagen gegevens corrigeren overeenkomstig Artikel 16 van de AVG, als dergelijke gegevens onjuist of foutief zijn.

• Indien gewenst, zullen wij uw gegevens verwijderen overeenkomstig de principes van Artikel 17 van de AVG als dit niet wordt verhinderd door andere wettelijke bepalingen of door een prevalerend belang aan onze kant (bijvoorbeeld om onze rechten en aanspraken te verdedigen)

• Gezien de randvoorwaarden in Artikel 18 van de AVG kunt u verlangen dat wij de verwerking van uw gegevens beperken.

• Bovendien kunt u een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw gegevens overeenkomstig Artikel 21 van de AVG, als gevolg waarvan wij de verwerking van uw gegevens moeten staken. Dit recht van bezwaar geldt echter alleen als uw persoonlijke situatie wordt gekenmerkt door zeer bijzondere omstandigheden, waarbij de rechten van ons bedrijf haaks kunnen staan op uw recht van bezwaar.

• U hebt ook het recht uw gegevens te ontvangen, overeenkomstig het bepaalde in Artikel 20 van de AVG, in een gestructureerde, veelgebruikte en machineleesbare vorm of dergelijke gegevens te verzenden naar een derde partij.

• Bovendien hebt u het recht de toestemming die u ons hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken op elk gewenst moment in te trekken (zie punt 2.3).

• U hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder gegevensbescherming (Artikel 77 van de AVG). Wij raden echter aan om een klacht altijd eerst in te dienen bij onze Functionaris voor de gegevensbescherming.

Uw verzoeken om uw rechten uit te oefenen dienen, zo mogelijk, schriftelijk te worden

gedaan en te worden gestuurd naar het bovengenoemde adres of direct ter attentie van

onze Functionaris voor de gegevensbescherming.

8. In hoeverre u verplicht bent ons uw gegevens te verstrekken

U hoeft alleen gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het starten en uitvoeren van de zakelijke relatie of voor een precontractuele relatie met ons of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens zijn wij in het algemeen niet in staat om de overeenkomst te sluiten of de uitvoering daarvan te continueren. Dit kan ook betrekking hebben op gegevens die later zijn vereist in het kader van de contractuele relatie. Als wij meer gegevens van u verlangen, zult u apart worden geïnformeerd over de vrijwillige aard van de gegevensverstrekking.

9. Aanwezigheid van een automatische beslissing in afzonderlijke gevallen (inclusief profilering)

We gebruiken geen zuiver automatische besluitvorming, zoals genoemd in Artikel 22 van de AVG. Als we in de toekomst in afzonderlijke gevallen een dergelijke procedure instellen, zullen wij u afzonderlijk informeren, voor zover wettelijk vereist.

Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij uw gegevens verwerken met het doel bepaalde persoonlijke aspecten te evalueren (profilering).

Ten einde u gerichte informatie en adviezen over producten te verstrekken kunnen wij evaluatietools gebruiken. Deze maken een op behoeften gericht productontwerp mogelijk, evenals gerichte communicatie en reclame, inclusief markt- en opinieonderzoek.

Dergelijke procedures kunnen ook worden gebruikt om uw solvabiliteit en kredietwaardigheid te beoordelen en witwassen en fraude tegen te gaan. “Scores” kunnen worden gebruikt om uw kredietwaardigheid te beoordelen. Bij scores wordt op basis van wiskundige methoden berekend hoe waarschijnlijk het is dat een klant zijn betalingsverplichtingen uit hoofde van het contract zal nakomen. Dergelijke scores, die onderdeel vormen van ons risicobeheer, bieden ons de mogelijkheid beslissingen over kredietwaardigheid te nemen in verband met productdeals. De berekening is gebaseerd op wiskundig en statistisch erkende en bewezen methoden en op uw gegevens, met name inkomsten, uitgaven, bestaande schulden, beroep, werkgever, dienstjaren, ervaring uit de vorige dienstbetrekking, terugbetaling van vorige leningen overeenkomstig het contract en informatie van kredietinformatiebureaus.

Informatie over nationaliteit en speciale categorieën persoonsgegevens overeenkomstig Artikel 9 van de AVG worden niet verwerkt.

Informatie over uw recht van bezwaar op grond van Artikel 21 van de AVG

1. U hebt het recht om te allen tijde een bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw gegevens die wordt uitgevoerd op basis van Artikel 6, lid 1f van de AVG (gegevensverwerking op basis van afweging van belangen) of Artikel 6, lid 1e, van de AVG (gegevensverwerking in het algemeen belang). De randvoorwaarde hiervoor is echter dat uw bezwaar moet zijn gegrond op uw speciale persoonlijke situatie. Dit geldt ook voor profilering die is gebaseerd op dit doel in de zin van Artikel 4, punt 4 van de AVG.

Als u een bezwaar indient, zullen wij uw persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende redenen zijn die bescherming voor de verwerking billijken die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij de verwerking het doel dient om rechtsvorderingen te handhaven, uit te voeren of te verdedigen.

2. Wij zullen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken om directe reclame te bieden. Als u geen reclame wenst te ontvangen, hebt u het recht om daartegen te allen tijde een bezwaar in te dienen. Dit geldt ook voor de profilering voor zover die verband houdt met dergelijke directe reclame. Wij zullen dit bezwaar respecteren bij de eerstvolgende gelegenheid.

Wij zullen uw gegevens niet meer verwerken voor het doel van directe reclame, wanneer u bezwaar maakt tegen verwerking voor dit doel.

Het bezwaar kan worden ingediend zonder vast te houden aan vormvereisten en dient zo mogelijk te worden gestuurd naar: